Stadt Ehingen

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Rechnungen elektronisch über den E-Rechnungseingang übermitteln

Ihr Unternehmen erbringt Leistungen für die Stadt Ehingen (Donau)?

Dann können Sie Ihre Rechnungen elektronisch über den Zentralen E-Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) einreichen. Das betrifft Rechnungen an alle Abteilungen der Stadtverwaltung Ehingen (Donau). Der E-Rechnungseingang kann über den folgenden Link aufgerufen werden:

https://service-bw.de/erechnung

Wenn Sie eine E-Rechnung an die Stadt Ehingen richten wollen, ist die folgende Leitweg-ID  im Feld Buyer-Reference (BT-10) zwingend anzugeben:

08425033-A3353-67

Es gelten die über service-bw.de/erechnung einsehbaren Nutzungsbedingungen des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg in der zum Zeitpunkt der Einbringung der elektronischen Rechnung gültigen Fassung.

Über die Leitweg-ID erfolgt die eindeutige und automatisierte Zuordnung einer E-Rechnung zur Stadt Ehingen (Donau) als Rechnungsempfänger. Bitte geben Sie deshalb bei jeder Rechnungsstellung diese 20-stellige Leitweg-ID an.

Welche Anforderungen gibt es an eine elektronische Rechnung?

Elektronische Rechnungen müssen

• maschinenlesbar sein und
• in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht; (als XML-Dokument, Bilddatei reicht nicht, PDF-Dokument nur,wenn es die Spezifikation ZUGFeRD 2.0 erfüllt).

Der ZRE nimmt elektronische Rechnungen im Standard XRechnung und in anderen Formaten, die den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen, entgegen. Der Standard XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben.

Verfahrensablauf

Folgende Übertragungskanäle können Sie für das Einreichen der elektronischen Rechnung nutzen:

• Hochladen/Upload unter https://service-bw.de/erechnung/
• E-Mail an rechnung(@)service-bw.bwl.de 
• für die Zukunft ist als weiterer Zugangskanal die Einreichung per PEPPOL vorgesehen

Ihre Rechnung gilt als beim Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie erfolgreich bei der ZRE eingegangen ist.

Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig:

• PDF-Dokumente
• Bilder (PNG, JPG)
• Textdateien (CSV)
• Excel-Tabellendokumente (XLSX)
• OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)

Rechnungsbegründende Unterlagen können Sie als Anlage in die Rechnung einbetten oder von ihr referenzieren. Für die Referenzen auf rechnungsbegründende Unterlagen werden die Protokolle HTTP und HTTPS unterstützt.
Andere Formate sind im Vorfeld ihrer Verwendung mit dem Rechnungsempfänger abzustimmen.
Rechnungen dürfen einschließlich der rechnungsbegründenden Unterlagen einen Maximalumfang von 15 MB nicht überschreiten und maximal 100 rechnungsbegründende Unterlagen aufweisen.

Bitte beachten Sie, dass Sie als Rechnungssteller elektronische Rechnungen im Originalformat elektronisch aufbewahren müssen.


Rechtsgrundlagen
EU-Richtlinie 2014/55/EU
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32014L0055&from=DE
Aufgrund der EU-Richtlinie 2014/45/EU sind Unternehmer ab April 2020 berechtigt, für alle oberschwelligen Vergaben (EU-weite Ausschreibungsverfahren) Rechnungen elektronisch einzureichen.

§ 4a E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (Elektronischer Rechnungsempfang; Verordnungsermächtigung)
http://www.landesrecht-bw.de/jportal/?quelle=jlink&query=EGovG+BW+%C2%A7+4a&psml=bsbawueprod.psml&max=true

E-Rechnungs-Verordnung des Landes Baden-Württemberg (ERechVOBW)
http://www.landesrecht-bw.de/jportal/?quelle=jlink&docid=VB-BW-GBl2020101-1&psml=bsbawueprod.psml&max=true


FAQ

Was ist eine elektronische Rechnung?

Im Sinne der EU-Richtlinie handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz (in den bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können). Eine bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF) entspricht nicht den Anforderungen der Europäischen Kommission an eine elektronische Rechnung. Das bedeutet, dass der strukturierte Datensatz das Rechnungsoriginal ist.

Müssen sich Rechnungssteller zur Einreichung von Rechnungen registrieren (Stichwort Unternehmenskonto)?

Für die Nutzung des Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) ist keine Registrierung erforderlich.

Wie müssen elektronische Rechnungen aufbewahrt werden?

Elektronische Rechnungen sind in dem Format aufzubewahren, wie sie empfangen wurden, vgl. die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Ein Ausdruck der Visualisierung genügt nicht.

Welcher Rechnungsstandard ist anzuwenden?

Der ZRE nimmt elektronische Rechnungen im Standard XRechnung und in anderen Formaten, die den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen, entgegen. Der Standard XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben.

Ab welchem Rechnungswert kann eine elektronische Rechnung gestellt werden?

Elektronische Rechnungen können unabhängig vom Rechnungswert an die Stadt Ehingen (Donau) gestellt werden.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine Form der elektronischen Adresse einer Verwaltungsbehörde. Sie ist ein eindeutiges Kriterium für die Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung an den Rechnungsempfänger. Diese ist bei der Übermittlung einer E-Rechnung zwingend anzugeben.

Wer ist für die Erstellung der Leitweg-ID verantwortlich?

Für die Stadt Ehingen (Donau) wird die Leitweg-ID zentral von der Abteilung ZSD/T (Zentrale Steuerung und Dienste / Team IT) zur Verfügung gestellt.

Ab wann gilt die elektronische Rechnung als eingegangen?

Die elektronische Rechnung gilt als eingegangen, sobald sie erfolgreich an den Zentralen E-Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) übermittelt wurde.